問い合わせの担当者への振り分けを自動化する方法

4 時間前

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問い合わせが届くたびに本文を読み、「これは営業へ」「これは法務か知財？」「こちらは既存のお客様の担当？」と思いながら転送する。返信を書く前の取り次ぎに、手間を感じていませんか。

この作業を自動化するときは、まず「どの問い合わせを、誰に届けたいか」を整理します。AIを入れる前に届け先の考え方を決めておくと、設定と導入後の確認を進めやすくなります。

最初に、問い合わせと届け先を整理する

同じ窓口に届く問い合わせでも、用件によって確認してほしい担当者は異なります。

最初から細かく分けすぎず、確認する担当者が異なるものから整理すると、必要な分類を考えやすくなります。

トイワケは、問い合わせフォームから届く内容をAIで仕分けし、担当者へ自動転送するサービスです。

まず検討したいのは、問い合わせの受付から担当者への取り次ぎまで。担当者に届いた後の商談判断や個別対応については、引き続き社内の役割を決めておきます。

すべての問い合わせ対応を自動化しようとするより、現在どこで確認・転送の手間が発生しているかを切り分けると、導入後に確かめることが明確になります。

トイワケの導入時には、現在の問い合わせ通知先を残したまま、専用受信アドレスにも問い合わせ内容を送る構成を基本にします。

既存の社内通知を受け取りながらトイワケ側の処理結果を確認します。通知先を追加する方法は利用しているフォームサービスやサイトの構成によって異なります。専用受信アドレスは設定に使う情報です。公開ページへ掲載する必要はありません。

設定後は、実際の問い合わせに近いテスト内容を使って次の点を確認します。

複数の用件が一緒に書かれているなど、判断に迷う内容も試しておくと、運用上の課題を見つけやすくなります。

意図と異なる結果になったとき、誰が確認して対応するかも決めておきましょう。

トイワケでは、添付ファイルを保存・転送しません。添付資料は既存の受信先で確認できる運用を残し、仕分けに必要な内容をメール本文にも含めてください。

フォーム側ですでに自動返信を使っている場合は、トイワケのFAQ自動返信と意図せず重複しないかも確認します。

「トイワケお試し」では、問い合わせを100件まで処理できます。自社の問い合わせと担当体制に合うかを確認するための、導入検証の入口です。

月100件を超える問い合わせがあり、確認や取り次ぎを見直したい企業は、代表的な問い合わせで設定と結果を確かめてから、有料導入を検討してください。

有料プランには、初期設定を進めるための7日間の無料期間があります。「トイワケお試し」とは条件が異なるため、申込み前に料金ページで確認してください。